微动态丨社保档案有了统一规范的“家”

近年来，河南省郑州市社保中心明确了“线下管理规范化、线上保管电子化、查询方式便捷化、服务经办常态化”的工作方针，从四个方面同向发力，持续提升业务档案的智能化管理水平，实现了业务档案“收、管、存、用”全链条线上处理，有效助推经办模式升级。

(资料图)

建好一所场馆

线下管理规范化

“我负责社保档案管理工作十几年了。以前，我们收集到的档案分散在3个地点，管理和使用十分不方便。如今，我们建成了标准的档案馆，参保群众的社保档案有了统一规范的‘家’。”郑州市社保中心档案管理员弓萍说。

近年来，在经办过程中每年都会收取、留存大量的纸质档案。这些档案是社保事业发展的重要历史见证。为保管好这些珍贵的资料，郑州市社保中心投入大量人力财力，于2014年10月建成专业档案馆并投入使用。档案馆建筑面积1141平方米，实行档案库房、借阅室和办公室三房分离，内设智能档案密集架9组150架，共存放各类业务档案13.2万卷。同时，建立起人防、物防、技防相结合的综合安防体系，配备了防火防磁柜、除湿机、高精度温度表以及专业气体灭火系统；指定专人对库房进行日常安全巡视，并定期升级改善相关设备，档案馆的防汛能力、安全等级逐年提升。

实现一次转型

线上保管电子化

“这份合同太重要了，是维护我的合法权益的证明材料。我从很多渠道找了很久都没找到。没想到，社保中心的档案员主动打电话，说我们参保人员的档案全部导入到电脑里了。我输入姓名就找到了多年前的劳动合同，真是太感谢了！”前年，参保群众李俊民需查询他与一公司签订的劳动合同。当年郑州市的社保业务档案还未全面完成电子化整理，档案员翻阅了大量的纸质档案仍未找到。2022年年底，随着最后一卷纸质档案的数字化加工顺利完工，郑州市跨越30余年的13.2万卷社保业务档案全部实现了电子化转型，群众的社保档案无一遗漏都进入了电脑数字库，保管更安全、查询更方便。

近年来，为满足人民群众便捷、高效查询档案的需求，郑州市社保中心强力推进业务档案的数字化转型。该中心通过公开招标，引进专业档案信息公司，将纸质档案进行数字化加工，把对群众最有用、最直接、最关心的重要业务手续，如参保、转移、退休等作为整理首选，按照险种类别、保管期限、年度月份组卷，而后扫描加工、数据挂接、装订入库，共编制电子化档案目录870万条，案卷全文扫描2034万页，13.2万卷社保纸质档案全部实现了电子化的华丽变身。

目前，郑州市的社保数字档案库共涵盖养老、工伤保险11.7万卷，失业保险1.1万卷，机关事业3404卷，居民养老545卷，真正实现了分类规范、险种齐全、利用便捷。

上线一个系统

查询方式便捷化

“没想到如今调取社保档案这么方便，15年前的外地转入资料一下子就找到了，申请手续又简便，帮助我为公司员工顺利办好了退休手续，真是太感谢啦！”光大人寿保险公司的人事专员张洪毓说。张洪毓在为公司员工李素芹办理退休手续时，发现该员工缺少2007年由外地转入郑州市的转移工资基数，无法计算退休待遇，而职工本人在外地又不便亲自办理。后来，张洪毓凭借当事人出具的委托证件，在档案管理员的帮助下，通过管理系统快速查阅到当年的资料，为当事人办好了退休手续。

为提高档案的查询利用效率，郑州市社保中心积极改进查阅方式、简化利用程序，全方位优化档案查询服务。2022年，该中心自主研发了社保业务档案管理系统，彻底取代了手工翻阅调取方式。系统中建立了目录数据库，编制了规范的检索工具，包括档案管理、档案利用、档案统计、档案鉴定等模块，实现了快速、准确查阅；系统具备档案利用、借阅等权限设置及信息安全等支持，实现了对档案全生命周期的信息化管理。该系统不仅支持身份证号、单位名称查询，还可通过老身份证号、社保号、现用名和别名进行多重信息检索，大大提高了查询效率，有效减少了群众跑趟、等待时间。

建立一个机制

服务经办常态化

“过去，我们经办人员查询参保人的业务档案，需要填写申请表，经领导审批后，在档案管理员的协助下才能查阅。如今，经办人员被授予了查询权限，工作人员再也不用走手续、跑档案馆了，在电脑上输入关键字，按下查询键，就能快速查看档案资料，十分方便！”说到档案查阅方式的变化，郑州市社保中心事业单位养老保险待遇处负责人张营刚按捺不住心中的喜悦。

社保业务档案来源于经办，服务于经办。郑州市社保中心建立起业务经办和档案管理深度融合机制，为经办人员分配档案查询权限，组建专职档案员队伍，开展专业系统培训。工作人员在办理参保、退费、转移接续、待遇审核等业务时，如需调取档案进行审核比对，不需再往返档案馆和经办岗之间，只需在系统里输入关键信息，就能实现一键快速查阅。